Rappel des obligations comptables du CSE
Peu importe la taille de l'entreprise, tous les comités sociaux et économiques ont des obligations comptables. En effet, le CSE est soumis aux mêmes obligations comptables que les commerçants, quelles que soient ses ressources financières. Voici un rappel des principales obligations comptables qui s'appliquent à tous les CSE :
le CSE doit impérativement tenir une comptabilité à jour, même si son budget est modeste. Cette obligation permet de garantir une gestion transparente des fonds, en particulier pour les activités sociales et culturelles (ASC) ;
le CSE doit informer de manière transparente sur toutes les conventions qu'il passe, qu'il s'agisse de contrats avec des prestataires, des partenariats ou des accords financiers avec ses membres ;
à la fin de chaque exercice comptable, le CSE doit établir ses comptes annuels. Ces comptes doivent être précis et refléter la réalité des opérations financières du comité. Ces documents doivent être validés lors d’une réunion du CSE et présentés à l’assemblée générale des salariés ;
le CSE doit réaliser un inventaire des biens et des actifs qu’il possède, que ce soit en termes de matériel, de stocks pour les ASC ou autres biens spécifiques à sa gestion ;
chaque transaction, qu’il s’agisse de recettes ou de dépenses, doit être enregistrée de manière chronologique et transparente dans les livres comptables ;
le CSE doit faire un rapport détaillé sur les accords passés entre le comité et ses membres, qu’il s’agisse de prêts, de subventions ou de toute autre forme de transaction financière ;
un rapport de gestion doit être rédigé pour présenter les résultats financiers et la gestion des ressources humaines et matérielles du CSE ;
une fois l’instance renouvelée, un rapport complet sur la gestion passée doit être transmis au nouveau CSE pour lui permettre de prendre le relais avec une vision claire des finances.
Ces obligations comptables garantissent la transparence et la conformité de la gestion du CSE, tout en permettant aux élus de justifier l’utilisation des fonds auprès des salariés. Attention… Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des sanctions, voire des risques de responsabilité, pour les élus !
Les obligations comptables selon la taille du CSE
Les obligations comptables d'un CSE peuvent varier en fonction de la taille de l'entreprise, car la législation distingue les CSE en fonction de leur niveau de ressources. Voici les obligations comptables spécifiques en fonction de la taille du CSE :
Les petits CSE
Les petits CSE (11 à 49 salariés), dont les ressources ne dépassent pas 153 000 euros par an, peuvent se contenter d’une comptabilité ultra simplifiée consistant principalement en un suivi de base des recettes et des dépenses avec une distinction claire entre le budget de fonctionnement (AEP) et le budget des activités sociales et culturelles (ASC). En complément, ces CSE doivent fournir une synthèse annuelle qui présente l’état des lieux de leur patrimoine, leurs ressources, leurs actions ainsi que les engagements en cours. Les CSE de petites structures ne sont pas obligés de faire appel à un expert-comptable.
Les CSE de taille moyenne
Les CSE de taille moyenne disposent d’un budget cumulé (AEP et ASC) supérieur à 153 000 euros et ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :
50 salariés ;
1,55 million d'euros pour le total du bilan ;
3,1 millions d'euros de ressources.
Obligations comptables des CSE de taille moyenne :
Comptabiliser les dépenses et recettes tout au long de l’année.
Enregistrer les dettes et les créances à la clôture de l’exercice.
Faire appel aux services d’un expert-comptable pour certifier les comptes (les honoraires de l’expert sont à inclure dans le budget de fonctionnement).
Réaliser une présentation simplifiée des comptes incluant un bilan comptable, un compte de résultat, une annexe aux comptes et une synthèse des ressources, engagements et patrimoine du CSE.
Ces obligations permettent aux CSE de taille moyenne de suivre et présenter leurs finances de manière structurée et conforme aux normes tout en bénéficiant d’une présentation allégée.
Les grands CSE
Les grands CSE répondent à au moins deux des trois critères des CSE de taille moyenne, ce qui les soumet aux obligations d’une comptabilité de droit commun, c’est-à-dire :
Mettre en place une comptabilité d’engagement pour assurer un suivi rigoureux des finances.
Réaliser un bilan comptable, un compte de résultat, une annexe aux comptes et une synthèse du patrimoine pour rendre compte de l’état des finances du comité.
Certifier et consolider les comptes pour garantir leur exactitude et leur conformité aux normes comptables.
Faire appel aux services d’un expert-comptable (d’une société A) pour établir et vérifier les comptes.
Faire valider les comptes par un commissaire aux comptes indépendant (d’une société B) afin d’assurer une transparence optimale et d’éviter les conflits d’intérêts comme l'exige la déontologie.
Ces exigences, plus élevées que celles des CSE de taille moyenne, assurent que les grands CSE respectent des normes de transparence et de rigueur comptable semblables à celles d'une entreprise.
La clôture comptable
Comme toute entité économique, le CSE doit clôturer ses comptes pour marquer la fin d’un exercice comptable et établir un bilan précis de sa situation financière à une date donnée. Ce processus, généralement effectué au 31 décembre, permet au CSE de figer ses résultats et de présenter ses comptes annuels.
Qu'est-ce que la clôture comptable pour le CSE ?
La clôture comptable correspond à la fin de l'exercice comptable annuel, durant laquelle le comité examine et finalise tous les comptes de l'année écoulée. Elle permet de dresser un état complet des finances en s’assurant que toutes les opérations financières (recettes, dépenses, dettes et créances) sont correctement enregistrées et classées dans les différents budgets du CSE : budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles. La clôture comptable garantit la transparence et la conformité du CSE vis-à-vis de ses obligations légales. En clôturant ses comptes, le CSE peut vérifier la répartition correcte des fonds et apporter la preuve que ses ressources ont été gérées en toute intégrité. Ce processus permet également d’avoir une vision claire des finances pour anticiper le budget de l’année suivante.
Les étapes de la clôture comptable
Voici les étapes à suivre pour réaliser la clôture comptable de votre CSE en toute conformité :
1. L’enregistrement des opérations comptables
Cette première étape consiste à consigner toutes les transactions réalisées par le CSE durant l'exercice. Cela inclut les flux financiers entrants et sortants relatifs aux différents comptes gérés par le comité. Le trésorier du CSE, tout au long de l'année, assure le suivi analytique des dépenses et des recettes, ce qui facilite la tâche lors de cette étape de récapitulation.
2. Le contrôle par inventaire
Lors de la clôture, il est indispensable de faire un inventaire pour valider les dépenses et recettes attribuées à chaque budget, qu’il s’agisse du budget de fonctionnement (matériels, remboursements de frais, etc.) ou du budget des activités sociales et culturelles (avantages accordés aux salariés). L’inventaire comprend également la vérification des stocks, comme les billets pour les spectacles ou autres activités, et doit intégrer les éléments à inscrire à l’actif ou au passif du patrimoine du CSE.
3. La présentation des comptes annuels
Une fois les comptes clôturés, ils doivent être présentés aux élus et à la direction de l’entreprise lors d’une réunion plénière. Cette réunion, tenue dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, permet aux élus de valider les comptes. Un procès-verbal est rédigé spécifiquement pour cette séance afin de garantir la transparence et l’approbation des résultats financiers.
Gérer l'excédent budgétaire
Depuis peu, une nouvelle flexibilité a été introduite concernant la gestion des excédents budgétaires des CSE. En effet, il est désormais possible, une fois la clôture comptable réalisée, de transférer une partie de l'excédent d'un budget à l'autre et ce, sous certaines conditions. Ainsi, un excédent du budget de fonctionnement peut être transféré vers le budget des activités sociales et culturelles et inversement, un excédent des ASC peut être transféré vers le budget de fonctionnement. Toutefois, ce transfert ne peut pas excéder 10 % de l'excédent, ce qui permet de garantir une certaine souplesse tout en restant dans un cadre strict pour préserver la bonne gestion des finances du CSE. Cette mesure offre aux élus une plus grande marge de manœuvre pour équilibrer les dépenses et maximiser l'utilisation des ressources disponibles pour les salariés.
Des outils pour faciliter la clôture comptable
La gestion comptable d’un CSE peut être complexe et chronophage, mais heureusement, des outils permettent d'en simplifier l’ensemble du processus tout en garantissant la conformité avec la législation. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité est un atout majeur pour les élus du CSE. Il peut permettre par exemple de :
Suivre en temps réel la trésorerie et les budgets : un logiciel permet de suivre de manière transparente l’évolution de la trésorerie et des deux budgets principaux (AEP et ASC) tout au long de l’année. Cela aide à garder un œil sur les dépenses et les recettes en temps réel et d’anticiper les ajustements nécessaires.
Automatiser la comptabilité : grâce à l'automatisation des rapprochements bancaires et à la synchronisation des opérations de gestion, un logiciel permet de déverser automatiquement les écritures comptables dans le système. Cela réduit les erreurs humaines et améliore l’efficacité du processus.
Préparer les rapports comptables : le logiciel facilite la préparation des documents nécessaires à la clôture comptable comme les bilans, les comptes de résultat et les annexes. Les rapports peuvent être générés rapidement et en toute conformité avec les exigences légales.
Présenter les résultats aux salariés : un bon logiciel offre des outils pour présenter de manière claire et professionnelle les résultats financiers aux salariés lors des réunions plénières.
Chez Swizy, nous proposons une solution tout-en-un adaptée aux CSE de taille moyenne et de grande taille, qui inclut à la fois un module de gestion et un module de comptabilité parfaitement connectés. Cela signifie que toutes les opérations, comme l'achat d'un billet de cinéma par un bénéficiaire par exemple, sont automatiquement intégrées dans la comptabilité. Les paiements, les factures et autres documents comptables sont enregistrés et stockés directement dans le système, ce qui garantit une gestion fluide et sans erreur. En résumé, tout est centralisé, ce qui facilite la gestion des finances tout en assurant une parfaite conformité avec les obligations légales.
